Informace o zpracování osobních údajů v rámci zákaznického programu KIKA HIT KARTA a marketingových aktivit XLCZ

  1. Činnost společnosti XLCZ Nábytek s.r.o.

Předmětem podnikání společnosti XLCZ s.r.o., IČ: 27127133, se sídlem
Pražská 135, 251 01 Čestlice, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, pod spisovou značkou C  98298 (dále jen „XLCZ“) je především prodej nábytku a bytových doplňků, jakož i zboží pro domácnost a poskytování s tím souvisejících služeb mimo jiné pod značkou Kika nábytek. Nedílnou součástí podnikatelské činnosti je i marketingová činnost k propagaci zboží a služeb značky Kika nábytek a jejich zlepšování formou zasílání obchodních sdělení. V této souvislosti vede XLCZ databázi CRM osobních údajů zákazníků nakupujících zboží v prodejnách Kika nábytek. Zákaznický program KIKA HIT KARTA platí pro nákup zboží a služeb pouze v prodejnách provozovaných pod značkou Kika nábytek. Zákaznický program KIKA HIT KARTA je neslučitelný se zákaznickým programem XXXL HIT KARTA a výhody z něj plynoucí jsou vzájemně nepřenositelné a nemohou být jakkoli kombinovány.

  1. Zákaznický program KIKA HIT KARTA

Zákaznický program KIKA HIT KARTA platí platí pouze pro prodejny XLCZ provozovaných pod značkou Kika nábytek. Výhody a cíle zákaznického programu:

  • Informace k zákaznickému programu KIKA HIT KARTA jsou poskytovány 1x za půl roku
  • získání ročního bonusu, který se vypočítává na základě souhrnné konečné částky za uskutečněné nákupy v daném kalendářním roce
  • Poskytování slev
  • Nabízení akčního zboží
  • Soutěže a věrnostní kampaně
  • Profilování nákupního chování (sledování druhů zakoupeného zboží, místo koupě), adresné nabídky na akční zboží
  • Zasílání obchodních sdělení

Zpracování osobních údajů v souvislosti s účastí zákazníka v zákaznickém programu KIKA HIT KARTA je nezbytné pro základní fungování zákaznického programu a poskytování z něj

plynoucích výhod a služeb. Bez poskytnutí osobních údajů není možné plnit účel zákaznického programu, resp. poskytovat jednotlivé služby a výhody konkrétnímu zákazníkovi. Členství v zákaznickém programu však není podmínkou pro nákup zboží a služeb v prodejnách KIKA nábytek.

  1. Ostatní marketingové aktivity

3.1. Ke zpracování osobních údajů zákazníků jako subjektu údajů dochází i v souvislosti s ostatními marketingovými aktivitami XLCZ, zejména pořádáním soutěží, slevových akcí, kampaní, marketingovém průzkumu trhu apod. V rámci marketingových aktivit jsou vždy

zpracovávány osobní údaje subjektů údajů v souvislosti s jejich účastí v těchto marketingových aktivitách nebo v souvislosti s nákupem zboží a služeb v prodejnách Kika nábytek. Osobní údaje jsou zpracovávány vždy pouze ke stanovenému účelu v rámci konkrétní marketingové akce, v rozsahu zákazníkem uděleného souhlasu nebo rozsahu souvisejícím s prodejem zboží a služeb, u kterého je navíc vyhodnocováno i nákupní chování, kdy jsou zaznamenávány zakoupené druhy zboží, místo nákupu apod.

3.2. Osobní údaje jsou dále zpracovávány v souvislosti se zasíláním obchodních sdělení Kika nábytek jeho zákazníkům. K zasílání obchodních sdělení dochází buď v souvislosti s uskutečněním koupě zboží či služeb v prodejnách Kika nábytek, nebo na základě výslovného souhlasu zákazníka. Udělený souhlas se zasíláním obchodních sdělení je možné kdykoli odvolat na níže uvedenou adresu. Takto získanéosobní údaje nejsou užívány k jiným účelům než je zasílání obchodních sdělení.

  1. Správce nebo zpracovatel?

4.1 XLCZ je správcem osobních údajů.

4.2 XLCZ jako správce osobních údajů není povinen mít ustanoveného pověřence pro ochranu osobních údajů.

4.3 XLCZ nominovala kontaktní osobu pro dotazy týkající se ochrany osobních údajů a jejich zpracování, jakož i dohled nad zpracováním osobních údajů, na kterou je možno se obracet s dotazy týkajících se ochrany a zpracování osobních údajů, a to na kontaktní emailové adrese: o6p@xxxlutz.cz.

  1. Co musíme splnit, abychom mohli vaše údaje zpracovávat?

5.1 XLCZ jako správce osobních údajů je povinen při zpracování osobních údajů dodržovat povinnosti vyplývající z platných právních předpisů a z Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR) (dále jen platné právní předpisy). XLCZ pravidelně kontroluje soulad svých postupů s platnými právními předpisy a přistupuje odpovědně k plnění těchto povinností, s důrazem na zachování soukromí fyzických osob a ochrany jejich údajů. Nezbytnou ochranu přitom zajišťuje i u třetích spolupracujících osob, které v souvislosti se zpracováním osobních údajů vystupují, nebo mohou vystupovat jako správci osobních údajů, nebo jejich další správci, nebo jako zpracovatelé osobních údajů.

  1. Jaké o vás zpracováváme údaje a k jakým účelům?

6.1 V souvislosti se zákaznickým programem KIKA HIT KARTA jsou zpracovávány údaje poskytnuté v přihlášce do zákaznického programu a dále údaje týkající se vašeho nákupního chování, tedy zejména jméno a příjmení, datum narození, bydliště, telefonní kontakt, emailová adresa a dále druhy vámi zakoupeného zboží, jeho množství, hodnota nákupu, místo nákupu.

6.2 Uvedené osobní údaje jsou zpracovávány za účelem řádného provozování zákaznického programu KIKA HIT KARTA, zejména poskytování služeb a výhod, které jsou jeho podstatou, a dále za účelem profilování nákupního chování jeho členů za účelem poskytování cílených adresných nabídek zboží a služeb a s tím souvisejících marketingových aktivit a služeb a zasílání obchodních sdělení.

6.3 XLCZ jako správce osobních údajů vede v souvislosti se zákaznickým programem KIKA HIT KARTA elektronickou databázi (CRM systém), ve které eviduje osobní a kontaktní údaje členů zákaznického programu, sleduje a vyhodnocuje jejich nákupní chování za účelem poskytování individualizovaných nabídek a akcí.

6.4 XLCZ jako správce osobních údajů vede dále elektronickou databázi (CRM systém) osobních a kontaktních údajů v rozsahu sděleném zákazníkem za účelem zasílání obchodních sdělení, zejména jméno, příjmení, bydliště, kontaktní mailová adresa, telefonní kontakt.

6.5 Při návštěvě internetových stránek provozovaných pod značkou KIKA se může stát, že budou ukládány informace ve formě „cookie“ na počítači subjektu údajů, které jej automaticky rozpoznají při příští návštěvě. Cookies umožňují přizpůsobit webové stránky zájmům subjektu údajů nebo uložit uživatelské jméno, které pak nemusí být znovu pokaždé zadáváno. V případě, že subjekt údajů nechce, aby byl jeho počítač rozpoznán, je nutno

upravit nastavení internetového prohlížeče takovým způsobem, aby došlo k odstranění cookies z pevného disku počítače, cookies zablokovat nebo nastavit upozornění před uložením „cookie“.

  1. Jak se dostávají údaje do naší databáze?

7.1  Nové údaje do naší databáze (CRM systému) získáváme výlučně přímo od našich zákazníků nebo v souvislosti s nákupem zboží a služeb z jejich strany.

7.2  Do naší zákaznické databáze vkládáme údaje

  1. a) získané z uzavřených smluv (kde XLCZ je smluvní stranou smlouvy) – v rozsahu základních identifikačníchúdajů týkajících se smluvní strany, kontaktních údajů a údajů týkajících se nákupního chování zákazníků (jako např. druhy zakoupeného zboží, hodnota nákupu, místo nákupu).
  2. b) získané přímo od subjektu údajů s jejich souhlasem - zejména při žádosti o zasílání obchodních sdělení, účastí na soutěžích a marketingových akcích Kika nábytek.

7.3  Do databáze zájemců o zasílání obchodních sdělení se mohou zájemci registrovat přímo na prodejnách obchodních domů Kika nábytek.

  1. Jaký je právní základ zpracování osobních údajů?

8.1. Právním základem zpracování osobních údajů v souvislosti se zákaznickým programem KIKA HIT KARTA, nebo obchodními sděleními je plnění smluvních povinností, plnění zákonných povinností nebo oprávněný zájem správce.

8.2. Osobní údaje mohou být rovněž zpracovávány na základě souhlasu subjektu údajů, pakliže je takovýto souhlas nezbytný pro zpracování osobních údajů, kdy osobní údaje nemohou být zpracovávány na základě jiného právního základu uvedeného v odst. 8.1. tohoto článku.

8.3. Oprávněným zájmem správce je zkvalitňování služeb zákazníkům, poskytování souvisejících služeb, jakož i nutná podpora mateřské společnosti XLCZ v rámci marketingových aktivit značky Kika nábytek, správy zákaznického program a IT servis.

  1. S kým sdílíme vaše údaje nebo komu je předáváme?

9.1 Všechny osobní údaje zpracovává XLCZ jako správce. Společnost XLMX je zpracovatelem osobních údajů v souvislosti s vedením zákaznického program KIKA HIT KARTA..

9.2 Údaje jsou zpřístupňovány rámci skupinových marketingových aktivit a správy zákaznického program KIKA HIT KARTA i mateřské společnosti XLCZ.

9.3 Zákaznická databáze není sdílena s dalším správcem osobních údajů.

9.4 Omezeně můžeme sdílet zpracovávané osobní údaje se zpracovateli, kteří pro nás zajišťují některé činnosti, jako je prodej zboží, správa e-shopu Kika nábytek, zákaznického program KIKA HIT KARTA, správa zákaznické emailové a telefonické linky, rozesílání hromadných mailingových nabídek, včetně nabídek zasílaných elektronickou poštou, průzkum trhu a průzkum spokojenosti členů, vyhodnocení nákupního chování a obdobné marketingové aktivity. Kontaktní údaje členů dále v omezeném rozsahu sdílíme se společnostmi, které pro nás zajišťují prodej zboží, dopravu, skladování či kontrolu prodávaného zboží, popř. fakturační či advokátní služby, avšak jen v nezbytném rozsahu a po nezbytnou dobu. Zpracování osobních údajů mohou pro XLCZ provádět zpracovatelé výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, tzn. s garancemi organizačně-technického zabezpečení těchto data s vymezením účelu zpracování, přičemž zpracovatelé nesmí použít údaje k jiným účelům.

9.5 IT služby související se zpracováním údajů zajišťujeme vlastními silami - za využití našich zaměstnanců, za účelem maximální ochrany dat a vašeho soukromí. K osobním údajům může mít přístup IT oddělení koncernu XXXLutz (včetně externích zpracovatelů) s tím, že osobní údaje jsou zpracovávány na území EU, za účelem zálohování a archivace dat, a zajištění funkčnosti a inovací systému IT využívaného v koncernu XXXLutz.

  1. Proč zpracováváme vaše osobní údaje,a jak dlouho je uchováváme?

10.1 Údaje členů v databázi uchováváme po celou dobu trvání účasti člena v zákaznickém program KIKA HIT KARTA a následně po zákonem stanovenou promlčecí dobu

k uplatnění práv vyplývajících z programu, popř. po archivační dobu stanovenou právními předpisy. V případě, že zákaznická karta nebyla aktivně využita po dobu pěti let k uskutečnění žádného nákupu, nebo využití jiných služeb, bude členství v programu a s tím

související zpracování osobních údajů automaticky ukončeno.

  1. Jaká jsou práva fyzických osob při zpracování jejich osobních údajů?

11.1 Fyzická osoba, která je subjektem údajů, které zpracováváme, má právo na přístup k osobním údajům, které o ní XLCZ zpracovává, na jejich opravu nebo výmaz.

11.2 Fyzická osoba má dále právo:

  1. a) udělený souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv odvolat, a to bezplatně, buď dopisem zaslaným na adresu XLCZ, nebo e-mailem doručeným na adresu marketing@xxxlutz.cz, přičemž při odvolání souhlasu musí upřesnit, pro jaké účely zpracování svůj souhlas odvolává (viz výše);
  2. b) vznést námitku proti zpracování a právo na přenositelnost údajů v rozsahu stanoveném platnými právními předpisy případně požádat o opravu osobních údajů;
  3. c) právo na omezené zpracování osobních údajů
  4. d) právo na přenositelnost údajů v rozsahu stanoveném platnými právními předpisy
  5. e) podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů - bližší informace na www.uoou.cz pro případ, že by její práva vyplývající z platných právních předpisů byla porušena.

11.3 V případě jakýchkoliv dotazů či požadavku na vysvětlení týkajícího se ochrany osobních údajů nás kontaktujte na e-mailu o6p@xxxlutz.cz.

  1. Předávání osobních údajů mimo Evropskou unii

Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám se sídlem mimo Evropskou unii.

XLCZ nábytek s.r.o.

kika Brno, OC Olympia

U Dálnice 1048, 664 42 Modřice u Brna

kika Praha, OC Galerie Butovice

Radlická 117, 158 00 Praha 5